Peredzyńska Walaszek Kancelaria Adwokacka » NDA: o czym pamiętać przy umowie o poufności?

Negocjacje są nieodłącznym elementem obrotu gospodarczego – począwszy od targowania się przy podstawowych zakupach aż do złożonych, wielowątkowych i wielomilionowych transakcji zawieranych po długich rozmowach.

W biznesie negocjacje często związane są z wykorzystaniem informacji poufnych, zwłaszcza przy szeroko pojętym procesie inwestycyjnym.

Jak chronić nasze informacje, gdy nie chcemy żeby zostały ujawnione przez drugą stronę?

UMOWA O ZACHOWANIU INFORMACJI W POUFNOŚCI (ang. NDA – Non-disclosure agreement)

Pojęcie umów NDA weszło już chyba na stałe do potocznego języka biznesu, jednak nadal wątpliwości budzi, co może być nimi objęte, jakie są konsekwencje zawarcia umowy, wreszcie – jak powinna wyglądać. Powszechnym błędem jest zawieranie takich umów w sytuacji, gdy są całkowicie zbędne lub nieegzekwowalne. Teoretyczna łatwość ich skonstruowania, zwłaszcza pod kątem zapisów kodeksu cywilnego, jest chyba największą pułapką.

JAKIE INFORMACJE MOŻNA OBJĄĆ UMOWĄ NDA?

Umowa NDA jest umową nienazwaną. I tu właśnie jest problem.

Ustawowe uregulowanie umowy ułatwia jej konstruowanie, ponieważ ustawa zawiera wskazówki, np. co w umowie ma się znaleźć lub czego ma dotyczyć. Np. prawo bankowe wprost wskazuje, jakie są konieczne zapisy umowy kredytu, bez których nie będzie ważna.

Również ustawowe definicje są często bardzo przydatne, chociaż często nie są tak dokładne. Przykładem może być np. definicja tajemnicy przedsiębiorstwa, (o której przeczytasz tutaj), która jest dość otwarta.

W przypadku umowy NDA wskazówki możemy znaleźć w kodeksie cywilnym:

Jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej.

Kodeks cywilny wprowadza też w tym zakresie ogólną odpowiedzialność za ujawnienie tych poufnych informacji.

Należy jednak pamiętać, że regulacja z kodeksu cywilnego dotyczy tylko negocjacji, czyli rozmów w celu zawarcia umowy. W praktyce będzie to dotyczyło jednak większości sytuacji, ponieważ do rzadkości należą inne niż negocjacje sytuacje, gdy ujawniamy innym poufne informacje.

Oznacza to, że do umowy NDA jako informacje poufne możemy wpisać… teoretycznie wszystko i określić to jako poufne.

JAKIE INFORMACJE NALEŻY OBJĄĆ UMOWĄ NDA?

Jak wspomniałem, wpisać można teoretycznie wszystko. Teoretycznie, bo – pomijając wymogi sądów – nie wszystko warto wpisywać.

Najważniejsze w umowach powinno być (o czym często zapominamy, by były egzekwowalne, ponieważ ich celem jest uzyskanie zaplanowanego efektu albo pewnej formy rekompensaty (odszkodowanie, kara umowna, etc.). Należy więc zastanowić się, co sprawi, że treść umowa NDA spełni ten warunek.

Skoro założeniem jest powstrzymanie drugiej strony przed ujawnieniem lub uzyskanie rekompensaty za ujawnienie, to musimy upewnić się, że te informacje faktycznie nie są powszechnie, albo chociaż szerzej, znane. Istotne jest też, żeby były to informacje, które przy jakimkolwiek ujawnieniu podmiotom trzecim były obejmowane klauzulą poufności. Jeżeli nie dochowamy tych warunków to, po pierwsze, tracimy czas na negocjacje umowy, która nie chroni informacji. Po drugie, nie mamy szans na wykazanie ujawnienia informacji przez kontrahenta i uzyskanie rekompensaty. Nie dowiedziemy w takim przypadku, że to druga strona umowy NDA nie zachowała informacji w tajemnicy, jeżeli tylko okaże się, że jakikolwiek podmiot trzeci mógł ujawnić informacje, a brak będzie dowodów wskazujących bezpośrednio na złamanie klauzuli poufności. Dodatkowo narażamy się na zarzut, iż umowa była bezprzedmiotowa i brak jest jakichkolwiek podstaw do przyznania rekompensaty za ujawnienie.

Dodatkowo należy pamiętać, że informacje poufne muszą mieć rzeczywistą wartość, jeżeli chcemy liczyć na rekompensatę. W przypadku informacji bezwartościowych nie pomoże nawet zapis kary umownej – w takim przypadku niemal na pewno sąd drastycznie obniży jej wartość.

DODATKOWE OBOWIĄZKI STRON

Dodatkowe obowiązki stron powinny dotyczyć nakładania na kolejne podmioty skutecznych klauzul poufności. Należy pamiętać, że nawet w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca wspomagany jest zazwyczaj przez pracowników, doradców, etc. Natomiast każda osoba prawna będzie działała przez jakichś przedstawicieli.

Skoro głównym celem umowy NDA jest osiągnięcie zachowania informacji w tajemnicy, to warto zadbać by te dodatkowe osoby miały osobistą motywację do zachowania informacji dla siebie. Z tego powodu warto zawrzeć w umowie dwie kwestie:

- komu i pod jakimi warunkami osoby wchodzące w posiadanie poufnej informacji mogą ją udostępnić,

- obowiązek obejmowania każdej osoby poznającej informację obowiązkiem zachowania jej w poufności pod rygorem odpowiedzialności osobistej.

Oczywiście, jeżeli druga strona zapłaci za ujawnienie informacji to będzie mogła dochodzić regresem, zapłaty od osoby ujawniającej. Zabieg taki ma jednak dodatkowy wydźwięk psychologiczny – podpisanie zobowiązania przez osobę X z przyjęciem na siebie osobistej odpowiedzialności stanowi dużo lepszy „straszak”, niż sama świadomość odpowiedzialności za ujawnienie.

PODSUMOWANIE

Podsumowując w skrócie ten artykuł można stwierdzić, że:

- umowa NDA nie ma szczególnych wymagań prawnych dla swojej ważności,

- umowę NDA podpisujemy w odniesieniu do informacji faktycznie poufnych,

- umowę NDA podpisujemy w odniesieniu do informacji przedstawiających faktyczną wartość,

- określamy maksymalny krąg osób dopuszczonych do informacji lub warunki udostępnienia informacji,

- dbamy, by każda osoba dopuszczona do informacji była wprost zobowiązana do zachowania jej w poufności.